Offertes en facturen zijn voor de meeste MKB-bedrijven dé twee grootste tijdvreters in de back office. Tegelijk zijn het processen met duidelijke input en output, ideaal om mee te beginnen.
Offertes: van 45 minuten naar 5
Klassiek proces: aanvraag binnen, prijslijst openen, calculator erbij, Word-template, kopiëren, plakken, mailen, opvolgen. Met AI: een aanvraag wordt herkend, prijzen automatisch berekend op basis van jouw regels, een conceptofferte wordt opgesteld in jouw tone-of-voice, jij controleert en verstuurt.
De winst zit niet alleen in tijd, maar vooral in doorlooptijd. Een offerte binnen 1 uur in plaats van 2 dagen betekent meetbaar hogere conversie.
Facturen: van handmatig overtypen naar slim inlezen
Inkomende facturen worden uitgelezen (PDF, foto, e-mailbijlage), gematcht met inkooporders, BTW-codes worden voorgesteld en de boekingsregels staan klaar in Exact of AFAS. Jij keurt goed, betaalt of zet door naar een collega.
Reken op 80–90% correcte herkenning vanaf dag één, oplopend tot 95%+ na een paar weken finetunen op jouw leveranciers.
Wat blijft er voor mensen?
De uitzonderingen, de relatie en de check. Het saaie werk verdwijnt, het waardevolle werk groeit. Medewerkers ervaren dat doorgaans als opluchting, niet als bedreiging.
Hoe te beginnen
Pak één van de twee processen, niet allebei tegelijk. Definieer vooraf welke uitzonderingen je accepteert en welke niet. Spreek een meetbaar resultaat af, bijvoorbeeld 'gemiddelde doorlooptijd offerte onder 1 uur', en leg dat vast in de requirements.