CRM koppelen aan je boekhouding: klanten en facturen altijd in sync

Het probleem: twee waarheden over dezelfde klant

In je CRM staat de klant zoals sales hem kent, en in je boekhouding staat hij zoals finance hem kent. Zolang die twee niet automatisch met elkaar praten, ontstaan er twee versies van de waarheid. Een adreswijziging wordt op de ene plek doorgevoerd en op de andere vergeten. Een klant wordt twee keer aangemaakt, met een tikfout in de naam. En niemand weet zeker welke gegevens nu kloppen.

Daar bovenop komt het overtypen. Een deal die in het CRM op gewonnen springt, moet als klant en als factuur opnieuw worden ingevoerd in de boekhouding. En als finance een factuur als betaald markeert, ziet sales dat niet, dus die blijft bellen over een bedrag dat allang binnen is. Dat kost tijd, het levert irritatie op tussen teams en het maakt je cijfers minder betrouwbaar dan ze zouden moeten zijn.

Wat een goede koppeling automatisch doet

Een maatwerk koppeling tussen je CRM en je boekhouding haalt de mens uit de tussenstap en zorgt dat beide systemen hetzelfde beeld hebben. De gegevensstroom loopt beide kanten op:

• Nieuwe klanten en wijzigingen in het CRM worden automatisch doorgezet naar je boekhouding, en andersom, zodat je geen dubbele of verouderde relaties krijgt.
• Een gewonnen deal of order kan automatisch een klant en een concept- of definitieve factuur in je boekhouding aanmaken, met de juiste btw en grootboekrekeningen.
• De betaalstatus van facturen komt terug in je CRM, zodat sales ziet wat openstaat en wat al betaald is.
• Omzet en openstaande posten per klant worden zichtbaar op de plek waar jij ze nodig hebt.
• Dubbele relaties worden herkend en samengevoegd volgens jouw regels, zodat je klantenbestand schoon blijft.
• Mislukte synchronisaties worden gelogd en gesignaleerd, zodat er nooit stilletjes gegevens verdwijnen.

Welke objecten en welke richting precies meegaan, bepalen we samen, afhankelijk van hoe jouw CRM en boekhouding zijn ingericht. We bouwen een koppeling die past bij jouw werkwijze en jouw afspraken tussen sales en finance.

De aanpak: eerst proces, dan techniek

Een koppeling bouwen is technisch werk, maar de waarde zit in het proces eromheen en in heldere afspraken over wat waar de leidende bron is. Daarom werken we in heldere stappen:

1. 1

   Procesanalyse

   We brengen in kaart welke gegevens nu tussen CRM en boekhouding heen en weer gaan, wie dat handmatig doet, waar dubbelingen ontstaan en welk systeem voor welk gegeven leidend is.

2. 2

   Heldere requirements

   We leggen vast welke objecten (klanten, deals, facturen, betaalstatus) gekoppeld worden, in welke richting en met welke regels. Daarop baseren we een vaste prijs vooraf.

3. 3

   Maatwerk koppeling bouwen

   We bouwen de koppeling op de API van je CRM en je boekhoudpakket, afgestemd op jouw velden, btw-tarieven en grootboekschema.

4. 4

   Testen met echte gegevens

   We testen met echte klant- en factuurvarianten, inclusief uitzonderingen zoals dubbele relaties, creditfacturen en buitenlandse btw, zodat het klopt voordat je live gaat.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   De koppeling gaat in productie met logging, foutsignalering en monitoring, zodat je weet dat alles doorkomt en je direct ziet als er iets hapert.

Wat het oplevert

Een betrouwbare koppeling verandert het dagelijkse werk van sales en finance merkbaar:

• Geen overtypen meer: klanten en facturen staan vanzelf goed in beide systemen.
• Een schoon klantenbestand: geen dubbele of verouderde relaties meer.
• Een beeld voor sales en finance: iedereen ziet dezelfde, actuele gegevens.
• Minder gebel over betaalde facturen: de betaalstatus is gewoon zichtbaar in het CRM.
• Betrouwbaardere cijfers: omzet en openstaande posten per klant kloppen en zijn actueel.

Voor wie wel, en voor wie niet

Een koppeling tussen CRM en boekhouding loont vooral als je een serieus aantal klanten en facturen beheert en zowel een CRM als een boekhoudpakket actief gebruikt. Bedrijven in de zakelijke dienstverlening, groothandel, productie en SaaS hebben hier doorgaans de meeste baat bij. Hoe meer klanten en facturen, en hoe vaker sales en finance langs elkaar heen werken, hoe groter de winst.

Werk je met een handvol klanten of houd je alles al in een systeem bij, dan is een aparte koppeling vaak niet nodig en zeggen we dat eerlijk. We adviseren dan een lichtere oplossing in plaats van iets bouwen wat zichzelf niet terugverdient.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er bestaan standaard integraties die een CRM aan een boekhouding knopen. Die werken voor standaardsituaties, maar lopen vast zodra jouw proces of je veldindeling afwijkt, en dat gebeurt bijna altijd. ThrAive bouwt maatwerk dat aansluit op je bestaande systemen en je eigen werkwijze, met een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements. Je bent eigenaar van de broncode, dus geen vendor lock-in en geen maandelijkse afhankelijkheid van een integratieleverancier. De koppeling is live binnen 30 dagen, we geven een geld-terug-garantie als het niet werkt zoals afgesproken, en je krijgt binnen een uur reactie op je vragen.