Factuurverwerking automatiseren voor de bouw: facturen en bonnen direct op het juiste project

Het probleem: facturen die de weg naar het project niet vinden

Factuurverwerking in de bouw is ingewikkelder dan in veel andere branches. Een project loopt maanden, er zijn meerdere leveranciers en onderaannemers, en kosten moeten precies bij het juiste werk en de juiste post worden geboekt. Bonnen van de bouwplaats komen los binnen, als foto of als papiertje, en raken makkelijk kwijt. Iemand op kantoor moet alles uitzoeken: bij welk project hoort dit, klopt het bedrag, wie moet het goedkeuren.

Zolang dat met de hand gebeurt, kost het veel tijd en gaat het regelmatig mis. Een factuur die op het verkeerde project belandt, vertroebelt je projectresultaat. Een bon die zoekraakt, is verloren marge. En omdat de goedkeuring vaak bij een uitvoerder of projectleider ligt die op de bouw is, blijven facturen lang liggen voordat ze betaald of geboekt worden.

Wat geautomatiseerde factuurverwerking voor de bouw concreet doet

Een oplossing die op jouw bouwadministratie is afgestemd, neemt het sorteren, koppelen en routeren over. Concreet ziet dat er zo uit:

• Hij leest inkoopfacturen en bonnen uit, of ze nu als pdf, scan of foto vanaf de bouwplaats binnenkomen.
• Hij herkent de leverancier of onderaannemer en haalt de regels, bedragen en kenmerken eruit.
• Hij koppelt de factuur aan het juiste project en de juiste kostenpost, op basis van je projectstructuur.
• Hij stuurt de factuur naar de juiste goedkeurder, bijvoorbeeld de projectleider, en houdt de status bij.
• Hij controleert op logica, zoals dubbele facturen of bedragen die niet bij de opdracht passen.
• Hij boekt de goedgekeurde factuur in je boekhouding of bouwsoftware, met de juiste projectkoppeling.

Het verschil met een algemene factuurtool zit in die projectkoppeling. De oplossing snapt dat een factuur ook bij het juiste werk hoort en daar geboekt moet worden, zodat je projectresultaat altijd actueel is. Daardoor past hij bij hoe een bouwbedrijf echt werkt.

De aanpak: eerst proces, dan techniek

Factuurverwerking die los van je projectadministratie wordt opgezet, koppelt facturen aan het verkeerde werk of omzeilt de goedkeuring. Daarom begint ThrAive altijd bij het proces:

1. 1

   Procesanalyse

   We brengen in kaart welke facturen en bonnen binnenkomen, hoe je projecten en kostenposten zijn opgebouwd en wie wat goedkeurt. Zo bepalen we de regels voor koppelen en routeren.

2. 2

   Heldere requirements

   We leggen vast welke systemen we koppelen, welke controles nodig zijn, hoe de goedkeuring loopt en wat 'klaar' betekent. Op basis daarvan krijg je een vaste prijs vooraf.

3. 3

   Inrichten op je eigen administratie

   We stemmen de oplossing af op je projectstructuur, je leveranciers en je boekhoudpakket, zodat de koppeling klopt voor jouw werkwijze.

4. 4

   Testen op echte facturen

   We draaien de verwerking op echte facturen en bonnen, controleren de koppeling en de goedkeuringsroute en stellen bij tot het betrouwbaar werkt.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   De factuurverwerking gaat in productie en levert geboekte, gekoppelde facturen aan je systemen, met een duidelijke overdracht naar je team.

Wat het oplevert

Geautomatiseerde factuurverwerking voor de bouw levert op meerdere vlakken winst op:

• Actueel projectresultaat: kosten staan direct op het juiste project, dus je weet steeds waar je staat.
• Minder zoekwerk: facturen en bonnen worden vanzelf gesorteerd en gekoppeld in plaats van met de hand uitgezocht.
• Minder verloren bonnen: bonnen van de bouwplaats komen digitaal binnen en raken niet kwijt.
• Snellere goedkeuring: facturen gaan automatisch naar de juiste persoon en blijven niet liggen.
• Minder fouten: controles vangen dubbele facturen en onlogische bedragen af.

Voor wie wel, en voor wie niet

Deze automatisering loont vooral voor bouw- en installatiebedrijven die met projecten werken en een serieus volume aan inkoopfacturen en bonnen verwerken. Aannemers, onderaannemers, installateurs en afbouwbedrijven met meerdere lopende projecten halen er doorgaans de meeste tijd mee terug. Hoe meer facturen en hoe strakker je je projectkosten wilt volgen, hoe groter de winst.

Werk je niet met projecten of verwerk je maar weinig inkoopfacturen, dan is een lichtere aanpak vaak genoeg. We zeggen dat dan eerlijk en kijken samen wat wel past. We bouwen alleen wat waarde toevoegt.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er zijn algemene factuurtools genoeg, en voor eenvoudige administratie volstaan die. Het verschil met ThrAive zit in maatwerk dat aansluit op je bouwsoftware en je projectadministratie, afgestemd op je eigen leveranciers en werkwijze. We beginnen bij het proces en kiezen daarna pas de techniek. Je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements, geen uurtje-factuurtje en geen nacalculatie. De oplossing is live binnen 30 dagen, je bent eigenaar van de broncode zodat er geen vendor lock-in is, en werkt het niet zoals afgesproken dan geldt onze geld-terug-garantie. Een vraag stellen kan altijd: je krijgt binnen een uur reactie.