Documenten automatisch verwerken met AI: van pdf en scan naar gecontroleerde data

Het probleem: data die vastzit in documenten

Veel informatie komt het bedrijf binnen als document. Een leverancier stuurt een factuur als pdf, een monteur levert bonnen als foto, een klant vult een formulier in en mailt het terug, een contract komt als scan. De gegevens die je nodig hebt, zitten erin opgesloten en moeten met de hand worden overgenomen in je boekhouding, je ERP of je projectadministratie.

Dat overtypen kost niet alleen tijd, het levert ook fouten op. Een verkeerd bedrag, een vergeten regel of een typefout in een rekeningnummer werkt door in de rest van je administratie. En omdat de documenten in allerlei vormen binnenkomen, kan een standaard sjabloon het werk zelden overnemen. Het blijft mensenwerk, elke dag opnieuw.

Wat AI-documentverwerking concreet doet

AI die op jouw soort documenten is getraind, leest een document zoals een mens dat zou doen en haalt er gestructureerde data uit. Concreet ziet dat er zo uit:

• Hij leest pdf's, scans en foto's uit, ook als de opmaak per leverancier of klant verschilt.
• Hij haalt de gegevens eruit die jij nodig hebt: bedragen, datums, nummers, namen, regels en kenmerken.
• Hij controleert de gegevens op logica, bijvoorbeeld of bedragen optellen of een nummer bestaat in je systeem.
• Hij koppelt het document aan de juiste plek, zoals de bijbehorende order, klant of project.
• Hij zet de data klaar in je boekhouding, ERP of CRM, of legt het ter goedkeuring voor bij twijfel.
• Hij leert van correcties, zodat hij documenten van vaste relaties steeds beter herkent.

Het verschil met klassieke tekstherkenning zit in dat begrip. Waar een simpele scanner letters omzet in tekst, snapt de AI welke gegevens bij elkaar horen en wat ze betekenen, ook als de leverancier zijn factuur anders indeelt dan de vorige. Daardoor werkt de oplossing ook bij de rommelige werkelijkheid van echte documenten.

De aanpak: eerst proces, dan techniek

Documentverwerking die los van je administratie wordt neergezet, haalt de verkeerde velden eruit of zet ze op de verkeerde plek. Daarom begint ThrAive altijd bij het proces:

1. 1

   Procesanalyse

   We kijken welke documenten binnenkomen, via welke kanalen, in welke vormen en wat ermee gebeurt. Zo bepalen we welke gegevens we nodig hebben en waar ze terecht moeten komen.

2. 2

   Heldere requirements

   We leggen vast welke documenttypes we aanpakken, welke velden we uitlezen, welke controles nodig zijn en wat 'klaar' betekent. Op basis daarvan krijg je een vaste prijs vooraf.

3. 3

   Trainen op je eigen documenten

   We voeden de oplossing met voorbeelden van jouw eigen documenten en relaties, zodat de herkenning klopt voor jouw situatie.

4. 4

   Testen op echte stapels

   We draaien de verwerking op echte en lastige documenten, controleren de uitgelezen data en stellen de controles bij tot het betrouwbaar werkt.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   De verwerking gaat in productie en levert gecontroleerde data aan je systemen, met een duidelijke overdracht en inzicht in wat er binnenkomt.

Wat het oplevert

Goede documentverwerking met AI levert op meerdere vlakken winst op:

• Minder overtypwerk: gegevens komen automatisch in je systemen, in plaats van met de hand.
• Minder fouten: controles vangen onlogische of ontbrekende gegevens af voordat ze je administratie in gaan.
• Snellere doorlooptijd: documenten worden direct verwerkt, zonder te wachten tot iemand er tijd voor heeft.
• Beter terugvinden: documenten zijn gekoppeld aan de juiste order, klant of project.
• Meer grip: je ziet in een oogopslag wat er binnenkomt en wat nog op goedkeuring wacht.

Voor wie wel, en voor wie niet

Documentverwerking met AI loont vooral als je een herkenbaar volume aan documenten verwerkt waaruit je telkens dezelfde soort gegevens haalt. Bedrijven met veel inkoopfacturen, projectbonnen, formulieren of pakbonnen halen er doorgaans de meeste tijd mee terug. Hoe meer documenten en hoe vaster de gegevens die je nodig hebt, hoe groter de winst.

Verwerk je maar af en toe een document, of is elk stuk uniek en vergt het altijd een menselijke beoordeling, dan voegt automatisering minder toe. We zeggen dat dan eerlijk en helpen je liever met een gerichtere oplossing. We bouwen alleen wat waarde toevoegt.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er zijn kant-en-klare scanprogramma's genoeg, en voor een vast formulier volstaan die. Het verschil met ThrAive zit in maatwerk dat aansluit op je bestaande software, getraind op je eigen documenten en je eigen werkwijze. We beginnen bij het proces en kiezen daarna pas de techniek. Je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements, geen uurtje-factuurtje en geen nacalculatie. De oplossing is live binnen 30 dagen, je bent eigenaar van de broncode zodat er geen vendor lock-in is, en werkt het niet zoals afgesproken dan geldt onze geld-terug-garantie. Een vraag stellen kan altijd: je krijgt binnen een uur reactie.