WooCommerce koppelen aan Exact Online: orders en voorraad altijd in sync rond jouw webshop

Het probleem: elke order twee keer verwerken

Bij een groeiende WooCommerce-webshop komt elke bestelling ergens handmatig terug in de boekhouding. Iemand tikt klantgegevens, orderregels en bedragen over in Exact Online, of verzamelt ze aan het eind van de dag. Dat kost tijd en elke keer overtypen is een kans op een fout.

Naarmate het ordervolume stijgt, loopt dat vast. Voorraad in de webshop klopt niet meer met de werkelijkheid, facturen blijven liggen en je mist het overzicht. Precies op het moment dat je groeit, wordt de administratie een rem.

Wat een WooCommerce-Exact-koppeling voor je kan doen

Een koppeling laat WooCommerce en Exact Online automatisch gegevens uitwisselen. Op maat ingericht kan die bijvoorbeeld:

• Elke WooCommerce-order automatisch als order of factuur in Exact Online zetten.
• Klantgegevens aanmaken en bijwerken, zonder dubbele records.
• Btw, dagboeken en grootboekrekeningen correct toewijzen volgens jouw inrichting.
• Voorraad synchroniseren, zodat je webshop dezelfde aantallen toont als Exact.
• Betaalstatussen en verzendinformatie terugkoppelen waar dat nodig is.
• Meerdere verkoopkanalen of WooCommerce-shops samenbrengen in één administratie.

We bepalen samen wat er moet synchroniseren, in welke richting en hoe vaak, zodat de koppeling precies past bij hoe jij werkt.

De aanpak: eerst je administratie begrijpen, dan koppelen

Een koppeling die losstaat van je boekhoudinrichting geeft rommelige boekingen. Daarom begint ThrAive bij hoe jouw administratie in Exact is opgezet:

1. 1

   Procesanalyse

   We brengen in kaart hoe je orders verwerkt, welke btw-tarieven, dagboeken en grootboekrekeningen je gebruikt en wat er moet synchroniseren.

2. 2

   Heldere requirements

   We leggen de koppelvlakken, de richting en de foutafhandeling vast. Op basis daarvan krijg je een vaste prijs vooraf.

3. 3

   Bouw en inrichting

   We bouwen de koppeling en richten die veilig in, met aandacht voor wat er gebeurt als een order of systeem even niet doorkomt.

4. 4

   Testen met echte orders

   We testen met echte bestellingen en boekingen en stellen bij tot de synchronisatie klopt en betrouwbaar is.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   We zetten de koppeling live, met monitoring en een duidelijke overdracht, zodat je weet dat orders en voorraad blijven kloppen.

Wat je ermee wint

Een goede WooCommerce-Exact-koppeling levert op meerdere vlakken winst op:

• Minder overtypwerk: orders stromen automatisch van webshop naar boekhouding.
• Minder fouten: geen typefouten en geen dubbele klanten meer.
• Actuele voorraad: webshop en Exact tonen dezelfde aantallen.
• Tijdwinst: je team houdt tijd over voor werk dat er echt toe doet.
• Grip op de toekomst: je bent eigenaar van de broncode en kunt altijd verder bouwen.

Voor wie wel, en voor wie niet

Deze koppeling loont vooral als je een serieus en terugkerend ordervolume via WooCommerce verwerkt en Exact Online als boekhouding gebruikt. Webshops en groothandels met een online kanaal die nu dagelijks orders overtikken, halen er de meeste waarde uit.

Heb je maar een paar orders per maand, of gebruik je een ander boekhoudpakket, dan is deze specifieke koppeling misschien nog niet de juiste stap. We zeggen dat eerlijk en kijken liever samen naar wat wel past. We bouwen alleen wat waarde toevoegt.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er zijn kant-en-klare plugins, maar die passen zich niet aan jouw administratie aan. Het verschil met ThrAive zit in maatwerk dat begint bij je proces en je Exact-inrichting, zodat boekingen meteen kloppen. Je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements, geen uurtje-factuurtje en geen nacalculatie. De koppeling is live binnen 30 dagen, je bent eigenaar van de broncode zodat er geen vendor lock-in is, en werkt het niet zoals afgesproken dan geldt onze geld-terug-garantie. Een vraag stellen kan altijd: je krijgt binnen een uur reactie.