Onboarding van nieuwe medewerkers automatiseren: vanaf dag één alles geregeld

Het probleem: onboarding hangt van losse lijstjes aan elkaar

Tussen de handtekening en de eerste werkdag moet er veel gebeuren: contract en loonheffingsformulier verwerken, accounts aanmaken, licenties toewijzen, laptop en telefoon bestellen, toegangspas regelen, de pensioenaanmelding doen en een inwerkprogramma klaarzetten. Die taken liggen bij verschillende mensen die elkaar niet automatisch op de hoogte houden. HR mailt IT, IT wacht op de manager, de manager was op vakantie.

Het resultaat kent iedereen: de nieuwe collega zit de eerste dagen te wachten op toegang, vraagt drie keer om dezelfde spullen en vormt zijn eerste indruk van het bedrijf op basis van wat er allemaal niet geregeld is. Dat is zonde, want juist in de eerste weken beslist een nieuwe medewerker of de keuze voor jouw bedrijf de goede was. In een krappe arbeidsmarkt is een rommelige start een risico dat je niet wilt lopen.

Wat een geautomatiseerde onboarding-workflow doet

Een geautomatiseerde onboarding-workflow zet één gebeurtenis om in een reeks acties die vanzelf op het juiste moment starten. Zodra het contract getekend is, gebeurt dit:

• De medewerkergegevens worden vanuit het getekende contract automatisch aangemaakt in je HR-systeem en salarisadministratie, zonder overtypen.
• Accounts in Microsoft 365 of Google Workspace, je CRM, planningstool en andere systemen worden aangemaakt met de juiste rechten voor de functie.
• Bestellingen voor laptop, telefoon en andere middelen gaan automatisch naar IT of de leverancier, ruim voor de startdatum.
• HR, IT en de leidinggevende krijgen elk hun eigen taken met deadlines, en er wordt automatisch gerappelleerd als iets blijft liggen.
• De nieuwe collega ontvangt vooraf een welkomstmail met praktische informatie en op dag één een persoonlijk inwerkschema.
• Het inwerkprogramma loopt de eerste weken door met geplande gesprekken, e-learnings en evaluatiemomenten op vaste dagen.

Elke stap is zichtbaar in één overzicht, zodat HR in een oogopslag ziet welke onboarding waar staat en niemand meer hoeft te mailen met de vraag of de laptop al besteld is.

Onze aanpak: eerst het proces, dan de techniek

Onboarding raakt HR, IT, management en de nieuwe medewerker zelf. Daarom brengen we eerst het hele proces in kaart voordat we iets bouwen.

1. 1

   Proces in kaart

   We lopen met HR, IT en een leidinggevende de huidige onboarding door: alle stappen, wie wat doet, waar het misgaat en wat een nieuwe medewerker echt nodig heeft in de eerste weken.

2. 2

   Ontwerp per functieprofiel

   We leggen per rol vast welke accounts, rechten, middelen en inwerkstappen erbij horen, zodat de workflow voor elke functie het juiste pakket klaarzet.

3. 3

   Koppelen aan je systemen

   Via API-koppelingen sluiten we aan op je HR-systeem, Microsoft 365 of Google Workspace, je salarisadministratie en de tools van IT. Bestaande systemen blijven gewoon staan.

4. 4

   Bouwen en testen

   We bouwen de workflow, testen die met een fictieve indiensttreding en scherpen de taken, teksten en momenten aan met je team.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   De eerstvolgende nieuwe collega doorloopt de geautomatiseerde onboarding. We kijken de eerste indiensttredingen mee en sturen bij waar nodig.

Wat het oplevert

De winst is elke indiensttreding opnieuw voelbaar:

• Alles staat klaar op dag één: accounts, middelen en een persoonlijk inwerkschema.
• Uren minder regelwerk per indiensttreding voor HR en IT.
• Geen vergeten stappen meer, ook niet bij drukte of vakantie van de verantwoordelijke.
• Een professionele eerste indruk die nieuwe medewerkers bevestigt in hun keuze.
• Nieuwe collega's zijn sneller productief door een gestructureerd inwerkprogramma.
• Volledige AVG-conforme vastlegging van documenten en toegekende rechten, ook handig bij offboarding.

Voor wie dit wel en niet werkt

Onboarding automatiseren loont als je meerdere keren per jaar mensen aanneemt en de stappen per indiensttreding grotendeels voorspelbaar zijn. Denk aan bedrijven vanaf zo'n twintig medewerkers, uitzend- en detacheringsbureaus, zorgorganisaties met wisselende teams, en groeiende MKB-bedrijven waar HR de aantallen niet meer met de hand bijbeent.

Neem je hooguit één iemand per jaar aan, dan is een goede checklist waarschijnlijk voldoende en verdient automatisering zich trager terug. Ook als je HR-processen nog volledig op papier staan, beginnen we liever een stap eerder: eerst het proces zelf helder, daarna de automatisering.

Waarom ThrAive

ThrAive begint bij het proces en kiest daarna pas de techniek. We bouwen maatwerk op je bestaande HR- en IT-systemen, zodat je nergens van hoeft te wisselen. Je krijgt vooraf een vaste prijs op basis van heldere requirements, zonder nacalculatie. Live binnen 30 dagen, broncode in jouw eigendom, geen vendor lock-in en een geld-terug-garantie als we de afspraken niet nakomen. Op werkdagen reageren we binnen 1 uur.