Een koppeling met de Exact Online API

Wat is de Exact Online API?

De Exact Online API is de officiële programmeerinterface van Exact Online: de weg waarlangs andere software veilig gegevens kan lezen en schrijven in je administratie. Vrijwel alles wat je in het scherm van Exact Online kunt doen, kan via de API ook automatisch: relaties aanmaken, facturen boeken, betalingen uitlezen, voorraadstanden opvragen en artikelen bijwerken.

Voor jou als ondernemer betekent dat: alle informatie in je boekhouding kan automatisch stromen van en naar je andere systemen. De API is volwassen, goed gedocumenteerd en wordt door Exact actief onderhouden. Daardoor zijn koppelingen die er correct gebruik van maken stabiel en toekomstvast, ook als Exact nieuwe versies uitbrengt.

Waarom een koppeling met Exact Online?

Zonder koppeling is je boekhouding een eiland. Orders uit de webshop worden handmatig ingeklopt, uren uit de projectadministratie worden overgetypt naar facturen en het managementoverzicht ontstaat maandelijks uit exports en plakwerk. Dat kost uren per week, introduceert fouten en zorgt dat je cijfers altijd achterlopen op de werkelijkheid.

Met een koppeling verdwijnt dat allemaal. Gegevens stromen automatisch en direct: een order wordt een boeking, een goedgekeurd uur wordt een factuurregel, een betaling wordt direct afgeletterd. Je administratie is altijd actueel, je team stopt met overtypen en je stuurt op cijfers van vandaag in plaats van vorige maand. Voor de meeste bedrijven is dit een van de snelst renderende automatiseringen die er bestaat.

De aanleiding is bijna altijd hetzelfde: gegevens die op twee plekken worden bijgehouden. Orders die uit een webshop of CRM handmatig in Exact worden overgetypt, uren die van een planning naar de administratie moeten, of voorraadstanden die nooit helemaal kloppen. Elke handmatige overdracht kost tijd en introduceert fouten die later duur zijn om te vinden.

Wat kun je koppelen? De mogelijkheden op een rij

De API geeft toegang tot vrijwel de hele administratie: relaties en contactpersonen, verkoop- en inkoopfacturen, orders en offertes, artikelen en voorraad, projecten en uren, bankmutaties en betalingen, en grootboek en kostenplaatsen. Zowel lezen als schrijven, dus informatie kan twee kanten op stromen.

In de praktijk koppelen we Exact Online aan webshops, CRM-systemen, kassasystemen, planningssoftware, urenregistratie, rapportagetools en maatwerksoftware. Ook koppelingen tussen meerdere administraties zijn mogelijk, bijvoorbeeld voor holdings met meerdere werkmaatschappijen. Wat er in jouw situatie het meest oplevert, hangt af van waar nu het meeste handwerk zit; dat brengen we in de intake samen in kaart.

Veelgebouwde koppelingen in de praktijk

De klassieker is de webshopkoppeling: bestellingen, klanten en betalingen stromen automatisch van je webshop naar Exact Online, en voorraadstanden en prijzen stromen terug. Daarnaast bouwen we veel CRM-koppelingen, waarbij offertes uit je CRM na akkoord automatisch orders en facturen worden, en betaalstatussen terugvloeien naar het klantbeeld.

Andere veelgevraagde stromen: urenregistratie die goedgekeurde uren direct doorboekt naar projectfacturatie, kassasystemen die dagomzet automatisch journaliseren, en dashboards die live cijfers uit Exact tonen naast operationele data. Vaak begint een klant met één stroom en groeit het aantal koppelingen daarna, omdat elke stroom opnieuw uren handwerk blijkt te schelen.

Ook rapportages zijn een dankbare toepassing. Door data uit Exact Online automatisch samen te brengen met gegevens uit je CRM of planning, ontstaat een dashboard dat altijd actueel is: omzet per klant, marge per project, openstaande posten per accountmanager. Geen maandelijkse exportexercitie meer, maar continu inzicht.

Lees ook hoe je Exact Online koppelt aan je webshop of hoe je CRM koppelt aan je boekhouding.

Realtime of batch: welke synchronisatie past?

Niet elke stroom hoeft realtime. Een voorraadstand voor je webshop wil je zo actueel mogelijk, maar een dagomzetjournalisering mag prima één keer per nacht draaien. Realtime synchronisatie geeft maximale actualiteit maar vraagt meer van systemen en foutafhandeling; batchverwerking is eenvoudiger en robuuster voor stromen waar minuten geen rol spelen.

Wij adviseren per stroom wat passend is en combineren waar nodig: kritieke gegevens direct, bulkverwerking 's nachts. Belangrijker dan snelheid is betrouwbaarheid: elke synchronisatie moet controleerbaar zijn, met duidelijke logging van wat er wanneer is overgezet en een net proces voor gegevens die niet verwerkt konden worden. Zo weet je zeker dat je administratie klopt.

Zo werkt de Exact Online API technisch, in gewone taal

Toegang verloopt via een beveiligde autorisatie: jouw organisatie geeft de koppeling expliciet toestemming, met een eigen account en instelbare rechten. De koppeling kan dus nooit meer dan jij toestaat. Exact stelt daarnaast limieten aan het aantal verzoeken per minuut en per dag, zodat de platformprestaties voor iedereen goed blijven.

Een goede koppeling is om die limieten heen ontworpen: hij bundelt verzoeken slim, gebruikt meldingen van Exact om alleen op te halen wat gewijzigd is en probeert het bij een storing gecontroleerd opnieuw. Dat klinkt technisch, en dat is het ook; het is precies het verschil tussen een koppeling die jaren stil zijn werk doet en een koppeling die elke maand aandacht vraagt.

Veelvoorkomende valkuilen bij Exact-koppelingen

De meeste problemen met koppelingen ontstaan niet op de eerste dag maar in maand drie: een artikelcode die net anders is opgebouwd, een btw-scenario dat niet was voorzien, een creditnota die de voorraad dubbel telt. Wie alleen het standaardpad bouwt en de uitzonderingen vergeet, krijgt een koppeling die vaak werkt, en dat is niet goed genoeg voor een administratie.

Daarom testen we vooraf met jouw echte data en jouw echte uitzonderingen, en bouwen we expliciete foutafhandeling: wat niet verwerkt kan worden, komt in een duidelijke werklijst met uitleg in plaats van stilletjes te verdwijnen. Ook versiewijzigingen van Exact vangen we op door de officiële API correct te gebruiken. Saaie degelijkheid is bij koppelingen de hoogste vorm van kwaliteit.

Een derde valkuil is het negeren van uitzonderingen. Negentig procent van de gevallen verloopt vlekkeloos, maar juist de creditnota's, deelbetalingen en afwijkende btw-situaties bepalen of een koppeling vertrouwd wordt. Daarom testen we standaard met echte historische data, inclusief de rariteiten, voordat er iets live gaat.

Beveiliging en AVG bij boekhouddata

Je administratie bevat gevoelige gegevens: klantdata, omzetcijfers, salarisinformatie. Een koppeling moet daar even zorgvuldig mee omgaan als je boekhouder. We werken met versleutelde verbindingen, minimale rechten per koppeling en logging van elke gegevensuitwisseling. De koppeling kan alleen bij wat hij nodig heeft, niets meer.

We richten de verwerking in volgens de AVG: dataminimalisatie, duidelijke bewaartermijnen en verwerking binnen de EU waar dat kan. Je weet precies welke gegevens waarheen stromen en kunt dat aantonen richting klanten en toezichthouders. Ook als er AI-functionaliteit bovenop de koppeling komt, blijven je financiële gegevens beschermd en buiten trainingsdata van derden.

Wat als je meerdere systemen wilt verbinden?

Vaak is de Exact-koppeling het begin van iets groters: als de webshop eenmaal gekoppeld is, wil je ook het CRM erbij, en daarna de planning. In plaats van losse koppelingen die elk hun eigen logica hebben, bouwen we dan een centrale laag waar alle stromen samenkomen. Eén plek waar de regels leven, één plek om te monitoren, één plek om uit te breiden.

Zo groeit er stap voor stap een samenhangend landschap in plaats van een wirwar van verbindingen. Nieuwe systemen aansluiten wordt steeds eenvoudiger, omdat de basis er al ligt. En omdat de laag van jou is, inclusief broncode, bepaal jij het tempo en de volgorde, zonder afhankelijk te zijn van de roadmap van een koppelplatform.

AI bovenop je Exact-koppeling

Een koppeling verplaatst gegevens; AI maakt er beslissingen van. Denk aan inkomende facturen die automatisch herkend, gecodeerd en klaargezet worden in Exact Online, betalingsgedrag dat wordt geanalyseerd voor slimmer debiteurenbeheer, en prognoses voor omzet en liquiditeit op basis van je eigen historie. De koppeling is dan het fundament waarop de slimme functies draaien.

Dit is ook de volgorde die wij adviseren: eerst de datastromen op orde met een degelijke koppeling, daarna automatiseren en verrijken met AI. Bedrijven die het andersom doen, bouwen slimme functies op wankele data en komen daar in de praktijk snel op terug. Met een goede koppeling als basis is elke volgende stap klein.

Een concreet voorbeeld: inkomende facturen die per mail binnenkomen, worden automatisch uitgelezen, gecontroleerd tegen de order en als conceptboeking klaargezet in Exact Online. De administratie keurt alleen nog goed. Wat eerst een dagdeel per week kostte, is teruggebracht tot enkele minuten controle per dag.

Wat kost een Exact Online API koppeling?

De prijs hangt af van het aantal stromen, de richting van de gegevensuitwisseling en de hoeveelheid logica onderweg: een enkelvoudige orderkoppeling is een ander project dan een tweerichtingssynchronisatie met voorraad, prijzen en meerdere administraties. Daarom leggen we de gewenste stromen eerst vast in vaste requirements en krijg je daarna een vaste prijs. Geen verrassingen achteraf.

Zet de investering af tegen het handwerk dat verdwijnt: de uren overtypen, de fouten en het te laat sturen op verouderde cijfers. Koppelingen behoren tot de snelst renderende automatiseringen die we bouwen; de meeste verdienen zichzelf binnen enkele maanden terug. Halen we de afgesproken werking niet, dan krijg je je geld terug.

Eigenaarschap, broncode en beheer

De koppeling die wij bouwen is van jou, inclusief broncode. Dat onderscheidt maatwerk van koppelplatformen waar je maandelijks per verbinding of per bericht betaalt en waar je flows vastzitten in het platform. Bij een eigen koppeling betaal je één keer, waarna de kosten stoppen en de controle blijft.

Voor beheer maken we vooraf duidelijke afspraken: monitoring die ingrijpt voordat jij iets merkt, updates als Exact of het gekoppelde systeem wijzigt, en support tegen vaste voorwaarden. Maar verplicht is het niet: elke ontwikkelaar kan met jouw code verder. Die vrijheid is precies waarom klanten bij ons blijven.

Zo verloopt de bouw: van intake tot livegang

We starten met een korte intake waarin we de gewenste stromen vastleggen: welke gegevens, welke richting, welke regels onderweg en wat er moet gebeuren bij uitzonderingen. Daaruit volgen vaste requirements en een vaste prijs. Daarna bouwen we de koppeling en testen we uitvoerig met jouw echte data in een veilige omgeving, naast je bestaande werkwijze.

Pas als alles aantoonbaar klopt, gaat de koppeling live, meestal binnen enkele weken en altijd gecontroleerd: eerst meekijkend naast het handwerk, daarna volledig automatisch. Je team hoeft niets nieuws te leren; het werk dat verdwijnt, is juist het werk dat niemand zal missen. Na livegang bewaakt monitoring de koppeling dag en nacht.

Tijdens de eerste week kijken we ook naar de inrichting van je Exact-administratie zelf: grootboekschema, kostenplaatsen en btw-codes. Een koppeling die aansluit op een doordachte inrichting levert schonere data op en voorkomt dat we uitzonderingen bouwen voor problemen die eigenlijk in de inrichting thuishoren.

Stabiliteit: monitoring en foutafhandeling

Een koppeling is pas af als ook het falen geregeld is. Systemen zijn soms onbereikbaar, gegevens zijn soms onvolledig en leveranciers wijzigen soms hun software. Onze koppelingen verwachten dat: ze proberen gecontroleerd opnieuw, zetten onverwerkbare items in een duidelijke werklijst en melden het proactief als er structureel iets misgaat.

Monitoring draait continu mee: we zien het als een synchronisatie achterblijft of een foutpercentage oploopt, meestal voordat iemand bij jou iets merkt. Daardoor is een verstoring vrijwel altijd opgelost voordat hij impact heeft op je administratie. Die onzichtbare betrouwbaarheid is waar je een koppeling uiteindelijk op beoordeelt.

Daarnaast houden we rekening met de limieten van de API zelf. Exact Online begrenst het aantal aanvragen per minuut; een goed gebouwde koppeling plant zijn verkeer daarop in en loopt dus nooit vast op piekmomenten zoals de maandafsluiting. Dat soort details zie je niet op een demo, maar bepaalt wel of een koppeling jaren stabiel draait.

Zo start je: de AI-scan

De eerste stap is onze gratis AI-scan: in 30 minuten brengen we in kaart waar in jouw administratie en processen het meeste handwerk zit en welke koppeling of automatisering het meest oplevert. Je krijgt een concreet voorstel met prioriteiten en een vaste prijs voor de eerste stap. Vrijblijvend, en ook waardevol als je daarna zelf aan de slag wilt.

Daarna kan het snel gaan: requirements en prijs in de eerste week, daarna de bouw en het testen met jouw echte data, en een gecontroleerde livegang binnen enkele weken. Vanaf dat moment stromen je gegevens automatisch en klopt je administratie altijd. Plan de scan in en ontdek waar jouw eerste koppeling het verschil maakt.