Shopify koppelen aan Exact Online: Admin API-koppeling die past bij jouw Shopify-setup

Shopify koppelen aan Exact Online: wat houdt dat in?

Shopify koppelen aan Exact Online betekent dat je webshop en je boekhouding automatisch gegevens uitwisselen. Elke bestelling die in Shopify binnenkomt verschijnt zonder handwerk in Exact Online, inclusief klantgegevens, orderregels, btw en betaalstatus. Andersom stuurt Exact voorraadstanden en artikelgegevens terug naar je shop, zodat klanten nooit een product bestellen dat niet meer leverbaar is.

Zonder koppeling doen veel webshops dit met de hand: orders exporteren, regels overtypen, btw-codes controleren en voorraad in twee systemen bijwerken. Bij tien orders per week is dat vervelend, bij vijftig of honderd orders per week wordt het een dagtaak. En het is foutgevoelig: een verkeerde btw-code of een vergeten creditfactuur zie je vaak pas terug bij de btw-aangifte.

Een goede koppeling draait via de officiële API's van beide platformen: de Shopify Admin API aan de kant van je shop en de Exact Online REST API aan de kant van je administratie. Daartussen zit logica die jouw regels kent: hoe artikelen gemapt worden, welke grootboekrekeningen en btw-codes gelden en hoe je omgaat met kortingen, giftcards en verzendkosten. In dit artikel lees je hoe dat werkt, wat het kost, hoe lang het duurt en waar je op moet letten.

Waarom handmatig orders overzetten je groei afremt

Handmatig orders overzetten voelt in het begin als een klein klusje. Maar reken eens mee: vijf minuten per order klinkt weinig, tot je vijftig orders per week draait. Dan praat je over ruim vier uur per week aan overtypen, controleren en corrigeren. Tijd die niet naar marketing, inkoop of klantcontact gaat.

Daar komt bij dat handwerk fouten oplevert op de plekken waar het pijn doet: btw. Shopify rekent btw uit op orderniveau, Exact boekt op regelniveau met eigen btw-codes. Wie dat handmatig overneemt, maakt vroeg of laat een fout met verlegde btw, EU-leveringen of het lage tarief. Die fouten kosten je accountant extra uren en jou geld.

Het grootste risico is nog wel de voorraad. Verkoop je ook via andere kanalen of een fysieke locatie, dan loopt je Shopify-voorraad uit de pas zodra je niet realtime bijwerkt. Nee-verkopen op producten die wel op voorraad zijn, of erger: verkopen wat er niet meer is. Een automatische synchronisatie lost precies dit op.

Wat wordt er gesynchroniseerd tussen Shopify en Exact Online?

Een volwaardige koppeling tussen Shopify en Exact Online synchroniseert meer dan alleen orders. Dit zijn de gegevensstromen die we in de praktijk het vaakst inrichten:

• Orders en orderregels: elke Shopify-bestelling wordt automatisch aangemaakt in Exact, inclusief kortingen, verzendkosten en giftcards op de juiste grootboekrekeningen.
• Facturen: verkoopfacturen worden direct in Exact aangemaakt en geboekt, met het juiste factuurnummer en de juiste dagboeken.
• Btw: Nederlandse tarieven, EU-OSS voor buitenlandse consumenten en btw-verlegd voor zakelijke klanten worden automatisch juist toegepast.
• Voorraad: voorraadstanden in Exact worden teruggestuurd naar Shopify, zodat je shop altijd de actuele beschikbaarheid toont.
• Artikelen en prijzen: nieuwe artikelen of prijswijzigingen synchroniseren in de richting die jij kiest, van Exact naar Shopify of andersom.
• Klanten: nieuwe klanten worden herkend of aangemaakt in Exact, zonder dubbele debiteuren.
• Betalingen en uitbetalingen: Shopify Payments-uitbetalingen worden gekoppeld aan de onderliggende orders, inclusief transactiekosten.

Niet elke webshop heeft alle stromen nodig. Daarom bepalen we per project welke synchronisaties waarde toevoegen en welke je beter handmatig of helemaal niet inricht. Een koppeling moet je administratie eenvoudiger maken, niet complexer.

Shopify en Exact Online integreren: kant-en-klare app of maatwerk?

Wie Shopify en Exact Online wil integreren, komt eerst uit bij kant-en-klare apps uit de Shopify App Store of bij iPaaS-platformen. Die zijn snel geïnstalleerd en werken prima als jouw situatie precies past in hun standaardmapping. Voor een kleine shop met alleen Nederlandse verkopen en een simpele Exact-inrichting kan dat een goede start zijn.

In de praktijk knelt het zodra jouw inrichting afwijkt: eigen dagboeken en grootboekrekeningen, meerdere btw-scenario's, bundels, kortingscodes, POS-verkopen of meerdere verkoopkanalen. Standaardapps bieden dan beperkte instellingen, en wat niet past moet je maandelijks blijven omzeilen met handwerk. Bovendien betaal je een licentie per maand en ben je afhankelijk van de leverancier voor doorontwikkeling.

Een maatwerkkoppeling draait de logica om: niet jouw administratie aanpassen aan de app, maar de koppeling bouwen op jouw inrichting. Je betaalt eenmalig een vaste prijs, de koppeling is van jou en hij doet exact wat jouw proces vraagt. Voor webshops met serieuze ordervolumes of een specifieke Exact-inrichting verdient dat zich snel terug.

Stappenplan: zo verloopt het koppelen van Shopify aan Exact Online

Het koppelen van Shopify aan Exact Online volgt bij ons een vast stappenplan. Zo weet je vooraf precies wat er gebeurt en wanneer je live bent:

1. 1

   Intake en procesanalyse

   We brengen je huidige werkwijze in kaart: hoe komen orders binnen, hoe boek je nu, welke btw-scenario's spelen er en waar zit het meeste handwerk.

2. 2

   Scope en vaste prijs

   We leggen vast welke gegevensstromen gesynchroniseerd worden, in welke richting en volgens welke regels. Daar hoort een voorstel bij met een vaste prijs vooraf.

3. 3

   Mapping van jouw inrichting

   Artikelen, grootboekrekeningen, dagboeken, btw-codes en kostenplaatsen worden gemapt op jouw bestaande Exact-inrichting. Niets hoeft op de schop.

4. 4

   Bouw van de koppeling

   We bouwen de integratie op de Shopify Admin API en de Exact Online API, inclusief wachtrijen en foutafhandeling zodat er nooit stilletjes een order verdwijnt.

5. 5

   Testen met echte scenario's

   We testen met jouw ordervarianten: kortingen, retouren, buitenlandse klanten, giftcards en deelleveringen. Pas als alles klopt gaan we verder.

6. 6

   Livegang

   De koppeling gaat live, meestal binnen 30 dagen na de start. De eerste periode monitoren we elke synchronisatie actief.

7. 7

   Beheer en doorontwikkeling

   Na livegang blijft de koppeling gemonitord. Wijzigt er iets in je shop, je administratie of de API's, dan passen we de koppeling aan.

Voorraad synchroniseren tussen Shopify en Exact Online

Voorraad synchroniseren is voor veel webshops de belangrijkste reden om Shopify aan Exact Online te koppelen. Zodra je op meerdere plekken verkoopt of je inkoop in Exact administreert, is één actuele voorraadstand goud waard. De koppeling leest voorraadmutaties in Exact en werkt de beschikbaarheid in Shopify automatisch bij.

Belangrijk is de richting van de synchronisatie. Meestal is Exact leidend: daar komen inkopen, retouren en correcties binnen, dus daar leeft de waarheid. Shopify volgt. Maar er zijn situaties waarin het andersom werkt, bijvoorbeeld als je magazijnbeheer in een apart systeem doet dat al met Shopify praat. Dat bepalen we samen tijdens de intake.

Ook de frequentie maakt uit. Realtime synchroniseren via webhooks voorkomt nee-verkopen bij hardlopers, terwijl voor een rustig assortiment een synchronisatie per kwartier of per uur ruim voldoende is. We richten de frequentie per situatie in, zodat je geen onnodige API-limieten raakt.

Orders en facturen: van Shopify-checkout tot boeking in Exact

Zodra een klant afrekent in je Shopify-checkout, vuurt Shopify een webhook af. De koppeling pakt die order direct op, valideert de gegevens en maakt in Exact Online een verkooporder of direct een verkoopfactuur aan, afhankelijk van hoe jij wilt werken. Bestaat de klant al? Dan wordt de order aan de juiste debiteur gehangen. Nieuwe klant? Dan wordt die eenmalig netjes aangemaakt.

Orderregels worden regel voor regel overgenomen: artikelen op de juiste grootboekrekening, kortingen als aparte regel, verzendkosten op hun eigen rekening en giftcards volgens jouw boekhoudkundige voorkeur. Zo sluit je omzetadministratie altijd aan op wat er werkelijk in de shop gebeurde, tot op regelniveau.

Facturen kunnen automatisch worden verstuurd vanuit Exact of vanuit Shopify, maar nooit dubbel. Ook de betaalstatus loopt mee: betaalde Shopify-orders worden in Exact als zodanig herkend, zodat je debiteurenbeheer klopt zonder handmatige afletterrondes.

Btw, Shopify Payments en uitbetalingen: de details die vaak misgaan

Btw is het onderdeel waar integraties het vaakst op stuklopen. Verkoop je alleen in Nederland, dan is het overzichtelijk: hoog en laag tarief op de juiste btw-codes. Maar verkoop je aan consumenten in de EU, dan krijg je met de OSS-regeling te maken en moet de btw per land juist worden geboekt. Zakelijke klanten met een geldig btw-nummer vragen dan weer om btw-verlegd.

Een tweede aandachtspunt is Shopify Payments. Shopify keert niet per order uit, maar in gebundelde uitbetalingen waar transactiekosten al vanaf zijn getrokken. Wie alleen de banktransactie boekt, mist de aansluiting met de individuele orders. Onze koppeling splitst dat: omzet per order met de juiste btw, en de uitbetaling inclusief transactiekosten daar netjes tegenover.

Ook kortingscodes, giftcards en refunds hebben btw-gevolgen. Een giftcard verkopen is geen omzet maar een vooruitontvangst, en pas bij inwisselen wordt het omzet met btw. Dit soort regels bouwen we in de koppeling in, zodat je accountant geen correctierondes meer hoeft te draaien.

Retouren, refunds en creditfacturen automatisch verwerken

Retouren horen bij e-commerce, maar administratief zijn ze vaak een ondergeschoven kindje. Een refund in Shopify moet in Exact leiden tot een creditfactuur op de juiste debiteur, met dezelfde btw-behandeling als de oorspronkelijke order. Gedeeltelijke refunds, bijvoorbeeld voor één artikel uit een grotere order, moeten op regelniveau kloppen.

De koppeling verwerkt dit automatisch: een refund in Shopify triggert direct de juiste creditboeking in Exact, en bij retouren die terug op voorraad komen wordt ook de voorraadstand bijgewerkt. Zo blijft je administratie kloppend zonder dat iemand een lijstje met terugbetalingen hoeft bij te houden.

Ook omruilingen verwerken we netjes: het retour en de nieuwe order worden als aparte, gekoppelde boekingen verwerkt, zodat marge- en voorraadcijfers blijven kloppen. Voor de klantenservice verandert er niets aan de werkwijze in Shopify, de administratie volgt automatisch.

Meerdere Shopify-stores of verkoopkanalen synchroniseren met één administratie

Groeiende webshops verkopen zelden nog via één kanaal. Naast de online store zijn er Shopify POS voor fysieke verkoop, Shopify Markets voor buitenlandse domeinen en ingebedde kanalen zoals Meta of TikTok. Al die verkopen komen via de Shopify Admin API in één stroom binnen, maar moeten in Exact vaak verschillend worden geboekt.

De koppeling herkent per order het verkoopkanaal en de locatie, en boekt op basis daarvan naar het juiste dagboek, de juiste kostenplaats of zelfs een aparte administratie. Zo zie je in Exact precies welk kanaal welke omzet draait, zonder handmatig te splitsen.

Draai je meerdere Shopify-stores, bijvoorbeeld per land of per merk, dan verbinden we elke store met dezelfde Exact-administratie of juist met gescheiden administraties. De structuur volgt jouw rapportagebehoefte, niet andersom.

Wat kost het integreren van Shopify met Exact Online?

Standaardapps uit de Shopify App Store werken met een maandlicentie die meegroeit met je ordervolume. Dat lijkt goedkoop, maar over een paar jaar gerekend betaal je fors, terwijl de beperkingen blijven en het resterende handwerk ook geld kost. Tel daar de tijd bij op die je kwijt bent aan workarounds voor alles wat net niet past.

Een maatwerkkoppeling van ThrAive heeft een vaste prijs vooraf. Die hangt af van de scope: welke gegevensstromen synchroniseren we, welke btw-scenario's spelen er en hoeveel kanalen of stores koppelen we. Na de intake weet je precies waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf en zonder maandelijkse licentie die blijft doortikken.

De rekensom is meestal snel gemaakt. Bespaar je vier uur handwerk per week, dan praat je op jaarbasis over ruim 200 uur. Tel daarbij de vermeden fouten in btw en voorraad, en de terugverdientijd van een koppeling ligt in de praktijk vaak binnen het eerste jaar. Tijdens de intake rekenen we dit voor jouw situatie concreet door.

Hoe lang duurt het koppelen van Shopify aan Exact Online?

Een maatwerkkoppeling klinkt als een lang traject, maar dat valt mee. Bij ThrAive staat een Shopify-Exact Online koppeling in de meeste gevallen live binnen 30 dagen na de start. De doorlooptijd zit vooral in de zorgvuldigheid: mapping afstemmen, testen met echte ordervarianten en de eerste synchronisaties gecontroleerd laten draaien.

Jouw tijdsinvestering blijft beperkt. We hebben je nodig bij de intake, bij het valideren van de mapping en bij de acceptatietest. Bij elkaar een paar uur, verspreid over het traject. De rest doen wij, inclusief de afstemming met je accountant als dat gewenst is.

Werkt dit ook met Exact Globe of Multivers?

Deze pagina gaat over Exact Online, maar dezelfde aanpak werkt voor andere administratiepakketten. Exact Globe heeft eigen integratiemogelijkheden en ook Multivers, tegenwoordig onderdeel van Visma, biedt een API waarmee orders, facturen en voorraad gesynchroniseerd kunnen worden met Shopify.

De kern van ons werk verandert daarmee niet: de Shopify-kant blijft gelijk, alleen de administratiekant wisselt. Draai je op Multivers, Globe, AFAS of een ander pakket, dan bekijken we in de intake wat de API van jouw pakket ondersteunt en richten we de koppeling daarop in.

Let wel op: de functionele diepte verschilt per pakket. Exact Online heeft van deze pakketten de meest volwassen API. In de intake zijn we eerlijk over wat er binnen jouw pakket wel en niet automatisch kan, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Veelgemaakte fouten bij het synchroniseren van Shopify en Exact Online

We zien bij nieuwe klanten regelmatig koppelingen die op papier werken, maar in de praktijk problemen geven. Dit zijn de fouten die we het vaakst tegenkomen:

• Alles willen synchroniseren: elke gegevensstroom die je koppelt moet onderhouden worden. Begin met de stromen die echt tijd besparen en breid later uit.
• Btw als sluitpost behandelen: wie de btw-scenario's pas na livegang test, ontdekt fouten pas bij de aangifte. Test EU-verkopen en btw-verlegd voor livegang.
• Geen foutafhandeling inrichten: orders die stilletjes niet doorkomen zijn erger dan een foutmelding. Een goede koppeling heeft een wachtrij en meldt precies wat er misgaat.
• Shopify Payments-uitbetalingen negeren: zonder aansluiting tussen orders en uitbetalingen blijft je afletterwerk bestaan, ook met een koppeling.
• Mapping niet vastleggen: als niemand weet welke regels de koppeling volgt, wordt elke wijziging in je administratie een gok. Wij documenteren de volledige mapping.
• Voorraad twee kanten op synchroniseren zonder eigenaar: als beide systemen de voorraad mogen aanpassen zonder duidelijke bron van waarheid, krijg je conflicten. Kies één leidend systeem.

De rode draad: een koppeling is geen technisch trucje maar een verlengstuk van je administratie. Behandel hem ook zo, met duidelijke regels, tests en monitoring.

Zo start je met jouw Shopify en Exact Online integratie

Wil je aan de slag met het koppelen, integreren en synchroniseren van je shop en administratie? Zo pak je het praktisch aan:

• Breng je huidige handwerk in kaart: hoeveel uur per week gaat er naar orders overzetten, voorraad bijwerken en fouten corrigeren?
• Bepaal je must-haves: welke gegevensstromen moeten minimaal automatisch lopen om echt tijd te besparen?
• Inventariseer je btw-scenario's: verkoop je aan EU-consumenten, zakelijke klanten of buiten de EU? Dit bepaalt een groot deel van de scope.
• Kies bewust tussen app en maatwerk: past een standaardapp volledig bij je inrichting, gebruik die dan. Zo niet, reken dan uit wat de beperkingen je maandelijks kosten.
• Plan een vrijblijvend gesprek: in één gesprek weet je of jouw situatie geschikt is voor een maatwerkkoppeling en wat die kost.

Wil je eerst breder kijken naar wat automatisering en AI in jouw bedrijf opleveren? Doe dan de gratis AI-scan op thraive.nl/ai-scan. Je krijgt binnen een paar minuten inzicht in de processen met de snelste terugverdientijd.