Shopify koppelen aan Exact Online: Admin API-koppeling die past bij jouw Shopify-setup

Waarom Shopify-specifiek: de valkuilen van een generieke app

Shopify heeft een sterk ontwikkelde infrastructuur: één centrale voorraadadministratie, sales channels voor online, POS, Markets en ingebedde shops zoals TikTok, en Shopify Payments dat uitbetalingen samenvoegt in plaats van per order over te maken. Dat maakt Shopify krachtig, maar het betekent ook dat een generieke connector uit de Shopify App Store bijna nooit past bij de manier waarop jij je Exact hebt ingericht. Zo'n app werkt met een vaste mapping van omzetregels, kortingen en verzendkosten. Wijkt jouw administratie daarvan af, dan boekt de app rommelig en werkt jouw team dat achteraf recht — precies het handmatige werk dat je wilde wegnemen.

Een maatwerkkoppeling via de Shopify Admin API en webhooks vertrekt vanaf je Exact-inrichting: welke dagboeken, welke grootboekrekeningen, welke btw-tarieven, hoe wil je kortingen en verzendkosten zien, hoe verwerk je Shopify Payments-uitbetalingen inclusief transactiekosten. De koppeling volgt jouw administratie in plaats van andersom.

Wat een Shopify-specifieke koppeling voor je regelt

Op basis van de Shopify Admin API en webhooks laat de koppeling Shopify en Exact op de juiste manier gegevens uitwisselen. Concreet:

• Elke order uit online store, Shopify POS, Shopify Markets of een embedded sales channel automatisch als order of factuur in Exact Online, met de bijbehorende channel-tag.
• Correcte btw-behandeling voor NL, EU (met OSS-drempels) en buiten de EU, gebaseerd op Shopify's shipping address en tax lines per order.
• Shopify Payments-uitbetalingen als aparte bankmutatie in Exact, met transactiekosten op de juiste grootboekrekening zodat de afletting klopt.
• Kortingen, giftcards en verzendkosten netjes uitgesplitst per grootboekrekening in plaats van in één geaggregeerde omzetregel.
• Voorraadsynchronisatie tussen Shopify locations en je voorraadadministratie, in de richting die past bij waar jij de voorraad beheert.
• Meerdere Shopify-stores (op Shopify Plus) samenbrengen in één Exact-administratie, met tagging of kostenplaatsen per store.

We bepalen samen welke kanalen, welke btw-scenario's en welke richting je nodig hebt, zodat de koppeling precies volgt hoe jij verkoopt en boekt.

De aanpak: eerst je Shopify- en Exact-setup begrijpen

Een Shopify-koppeling die losstaat van je specifieke setup levert scheve boekingen op. Daarom begint ThrAive bij hoe jij Shopify inricht én hoe je Exact is opgezet:

1. 1

   Shopify- en Exact-inrichting in kaart

   We bekijken je Shopify-account: welke sales channels, welke locations, gebruik van Shopify Payments, en of je met Shopify Plus meerdere stores draait. En daarnaast: welke dagboeken, grootboekrekeningen en btw-tarieven je in Exact gebruikt.

2. 2

   Heldere requirements

   We leggen scope vast: welke kanalen meedoen, hoe kortingen/verzending/Shopify Payments geboekt worden, welke btw-scenario's spelen en welke voorraadrichting we hanteren. Op basis daarvan krijg je een vaste prijs vooraf.

3. 3

   Bouw op de Shopify Admin API

   We bouwen op de officiële Shopify Admin API en gebruiken webhooks voor realtime updates, met idempotente verwerking en retry-logica zodat orders bij tijdelijk falen niet verloren gaan.

4. 4

   Testen op echte Shopify-orders

   We testen met echte orders (inclusief POS, retouren en Shopify Payments-uitbetalingen) tot boekingen én bankafletting kloppen tot op de cent.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   We zetten de koppeling live met monitoringdashboard en foutafhandeling, met een duidelijke overdracht zodat je weet waar je moet kijken als iets afwijkt.

Wat je ermee wint

Een op Shopify toegesneden koppeling levert winst op waar generieke apps vastlopen:

• Bankafletting die klopt: Shopify Payments-uitbetalingen matchen zonder handwerk met de boekingen in Exact.
• Correcte btw over kanalen heen: online, POS en Markets krijgen elk de juiste behandeling.
• Multi-store overzicht: op Shopify Plus zie je per store waar de omzet vandaan komt.
• Geen leveranciersafhankelijkheid: je bent eigenaar van de broncode, geen app-abonnement dat plotseling kan veranderen.
• Ruimte om te groeien: extra sales channels of stores zijn een uitbreiding, geen migratie.

Voor wie wel, en voor wie niet

Deze koppeling loont vooral als je Shopify serieus gebruikt: dagelijkse orders, Shopify Payments actief, en een Exact-inrichting die specifiek genoeg is dat een standaard-app hem niet netjes vult. Ook bij Shopify Plus met meerdere stores of bij combinaties van online store en Shopify POS is een maatwerkkoppeling doorgaans de enige manier om overzicht in Exact te houden.

Verkoop je een paar orders per maand via Shopify en past een standaard-app prima op je administratie, dan hoeft een maatwerkkoppeling niet. Draai je op WooCommerce in plaats van Shopify, dan is de pagina WooCommerce koppelen aan Exact Online de juiste — de valkuilen daar zijn WordPress-specifiek en pakken we anders aan.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er zijn plenty apps in de Shopify App Store. Het verschil met ThrAive zit in maatwerk op de Shopify Admin API, gemaakt op basis van jouw Exact-inrichting en jouw kanalen, met eigenaarschap van de broncode zodat je later niet vastzit. Je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements, geen uurtje-factuurtje. De koppeling is live binnen 30 dagen. Werkt het niet zoals afgesproken, dan geldt onze geld-terug-garantie. Vragen krijg je binnen een uur beantwoord op werkdagen.