Exact Online koppelen aan je webshop: orders en voorraad altijd in sync

Het probleem: webshop en Exact praten niet automatisch

Zonder koppeling exporteert of overtikt iemand orders, maakt klanten aan en werkt voorraad bij. Dat is foutgevoelig en moeilijk schaalbaar. Voorraad die niet klopt geeft teleurgestelde klanten en uren herstelwerk, en facturen die te laat in Exact staan vertragen je maandafsluiting.

Naarmate het ordervolume groeit, wordt handmatig werken onhoudbaar. Dubbele klantregistraties, verkeerde btw-tarieven op buitenlandse orders en gemiste retouren stapelen zich op. Precies op de drukste momenten heb je er de meeste last van.

Wat een Exact-webshopkoppeling voor je kan doen

Welke richting en welke velden bepalen we samen. Geen one-size-fits-all, wel een koppeling die past bij jouw assortiment en proces. Concreet kan die bijvoorbeeld:

• Orders als verkooporder of factuur aanmaken in Exact, met de juiste dagboeken en tegenrekeningen.
• Klanten aanmaken of bijwerken zonder dubbele relaties, door slim te matchen op bestaande contacten.
• Betaalstatus en betaalmethode meesturen, zodat je in Exact ziet wat betaald is.
• Voorraad uit Exact terugzetten naar de shop, zodat wat je verkoopt ook echt op voorraad ligt.
• Artikelen en prijzen synchroniseren waar gewenst, in de richting die voor jou logisch is.
• Mislukte syncs loggen, signaleren en waar mogelijk automatisch opnieuw proberen.

We bepalen samen wat er moet synchroniseren, in welke richting en hoe vaak, zodat de koppeling precies past bij hoe jij werkt en welke uitzonderingen jouw assortiment kent.

De aanpak: eerst je proces begrijpen, dan koppelen

Een koppeling die losstaat van je echte werkwijze geeft rommelige gegevens. Daarom begint ThrAive bij hoe jij je webshop en Exact gebruikt:

1. 1

   Procesanalyse

   We brengen orderstroom, klant- en voorraadprocessen in kaart en bepalen welke datastromen echt nodig zijn.

2. 2

   Heldere requirements

   Objecten, richting en regels worden vastgelegd in een voorstel met een vaste prijs vooraf. Geen nacalculatie.

3. 3

   Maatwerk koppeling

   We bouwen op de Exact Online API en jouw webshop-API, afgestemd op assortiment en btw-inrichting.

4. 4

   Testen met echte orders

   Buitenland, btw, kortingen, retouren en creditfacturen worden met live varianten gevalideerd.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   Go-live met logging, monitoring en retry-mechanismes voor mislukte syncs, zodat je weet dat de synchronisatie blijft kloppen.

Wat je ermee wint

Een goede webshopkoppeling met Exact levert op meerdere vlakken winst op:

• Geen orders meer overtypen: bestellingen stromen automatisch door naar Exact.
• Voorraad in de shop klopt met Exact, dus geen nabestellingen op iets wat er niet is.
• Actueel financieel inzicht in Exact: omzet, marges en openstaande posten kloppen dagelijks.
• Minder fouten in btw, facturen en relaties, ook bij buitenlandse orders.
• Ruimte om te groeien: dubbel zoveel orders kost niet ineens dubbel zoveel handwerk.
• Grip op de toekomst: je bent eigenaar van de broncode en kunt altijd verder bouwen.

Voor wie wel, en voor wie niet

Een maatwerk koppeling loont vooral bij een serieus aantal webshoporders met Exact Online: retail, groothandel online en B2B-verkoop met terugkerende klanten of complexe assortimenten. Ook als je vaak retouren, creditfacturen of buitenlandse orders hebt, tikt maatwerk hard aan.

Bij incidentele verkoop of een heel eenvoudig assortiment is een standaard plug-in vaak voldoende en raden we die eerlijk aan. We bouwen alleen wat waarde toevoegt.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er zijn standaard plug-ins voor Exact-koppelingen, en die werken prima voor standaardsituaties. Het verschil met ThrAive zit in maatwerk dat past bij jouw assortiment en uitzonderingen, in plaats van een starre plug-in die vastloopt zodra je proces afwijkt. Je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements, geen uurtje-factuurtje en geen nacalculatie. De koppeling is live binnen 30 dagen, je bent eigenaar van de broncode zonder vendor lock-in, en werkt het niet zoals afgesproken dan geldt onze geld-terug-garantie. Een vraag stellen kan altijd: je krijgt binnen een uur reactie. Voor een indicatie op maat doe je de gratis AI-scan op thraive.nl/ai-scan.