Exact Online koppelen aan je webshop: orders en voorraad altijd in sync

Het probleem: webshop en Exact praten niet automatisch

Zonder koppeling exporteert of overtikt iemand orders, maakt klanten aan en werkt voorraad bij. Dat is foutgevoelig en moeilijk schaalbaar. Voorraad die niet klopt geeft teleurgestelde klanten en uren herstelwerk, en facturen die te laat in Exact staan vertragen je maandafsluiting.

Naarmate het ordervolume groeit, wordt handmatig werken onhoudbaar. Dubbele klantregistraties, verkeerde btw-tarieven op buitenlandse orders en gemiste retouren stapelen zich op. Precies op de drukste momenten heb je er de meeste last van.

Boek je in Moneybird, bekijk dan de pagina over Moneybird koppelen aan je webshop.

Wat een Exact-webshopkoppeling voor je kan doen

Welke richting en welke velden bepalen we samen. Geen one-size-fits-all, wel een koppeling die past bij jouw assortiment en proces. Concreet kan die bijvoorbeeld:

• Orders als verkooporder of factuur aanmaken in Exact, met de juiste dagboeken en tegenrekeningen.
• Klanten aanmaken of bijwerken zonder dubbele relaties, door slim te matchen op bestaande contacten.
• Betaalstatus en betaalmethode meesturen, zodat je in Exact ziet wat betaald is.
• Voorraad uit Exact terugzetten naar de shop, zodat wat je verkoopt ook echt op voorraad ligt.
• Artikelen en prijzen synchroniseren waar gewenst, in de richting die voor jou logisch is.
• Mislukte syncs loggen, signaleren en waar mogelijk automatisch opnieuw proberen.

We bepalen samen wat er moet synchroniseren, in welke richting en hoe vaak, zodat de koppeling precies past bij hoe jij werkt en welke uitzonderingen jouw assortiment kent.

De aanpak: eerst je proces begrijpen, dan koppelen

Een koppeling die losstaat van je echte werkwijze geeft rommelige gegevens. Daarom begint ThrAive bij hoe jij je webshop en Exact gebruikt:

1. 1

   Procesanalyse

   We brengen orderstroom, klant- en voorraadprocessen in kaart en bepalen welke datastromen echt nodig zijn.

2. 2

   Heldere requirements

   Objecten, richting en regels worden vastgelegd in een voorstel met een vaste prijs vooraf. Geen nacalculatie.

3. 3

   Maatwerk koppeling

   We bouwen op de Exact Online API en jouw webshop-API, afgestemd op assortiment en btw-inrichting.

4. 4

   Testen met echte orders

   Buitenland, btw, kortingen, retouren en creditfacturen worden met live varianten gevalideerd.

5. 5

   Live binnen 30 dagen

   Go-live met logging, monitoring en retry-mechanismes voor mislukte syncs, zodat je weet dat de synchronisatie blijft kloppen.

Wat je ermee wint

Een goede webshopkoppeling met Exact levert op meerdere vlakken winst op:

• Geen orders meer overtypen: bestellingen stromen automatisch door naar Exact.
• Voorraad in de shop klopt met Exact, dus geen nabestellingen op iets wat er niet is.
• Actueel financieel inzicht in Exact: omzet, marges en openstaande posten kloppen dagelijks.
• Minder fouten in btw, facturen en relaties, ook bij buitenlandse orders.
• Ruimte om te groeien: dubbel zoveel orders kost niet ineens dubbel zoveel handwerk.
• Grip op de toekomst: je bent eigenaar van de broncode en kunt altijd verder bouwen.

Voor wie wel, en voor wie niet

Een maatwerk koppeling loont vooral bij een serieus aantal webshoporders met Exact Online: retail, groothandel online en B2B-verkoop met terugkerende klanten of complexe assortimenten. Ook als je vaak retouren, creditfacturen of buitenlandse orders hebt, tikt maatwerk hard aan.

Bij incidentele verkoop of een heel eenvoudig assortiment is een standaard plug-in vaak voldoende en raden we die eerlijk aan. We bouwen alleen wat waarde toevoegt.

Waarin ThrAive zich onderscheidt

Er zijn standaard plug-ins voor Exact-koppelingen, en die werken prima voor standaardsituaties. Het verschil met ThrAive zit in maatwerk dat past bij jouw assortiment en uitzonderingen, in plaats van een starre plug-in die vastloopt zodra je proces afwijkt. Je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements, geen uurtje-factuurtje en geen nacalculatie. De koppeling is live binnen 30 dagen, je bent eigenaar van de broncode zonder vendor lock-in, en werkt het niet zoals afgesproken dan geldt onze geld-terug-garantie. Een vraag stellen kan altijd: je krijgt binnen 1 uur op werkdagen reactie. Voor een indicatie op maat doe je de gratis AI-scan op thraive.nl/ai-scan.

Hoe werkt Exact Online koppelen aan je webshop technisch?

Exact Online heeft een uitgebreide officiële API waarmee externe software relaties, verkooporders, facturen, artikelen en voorraadgegevens kan uitlezen en aanmaken. Je webshop heeft een vergelijkbare toegang voor orders, klanten en producten. De koppeling is een aparte dienst die daartussen staat: die leest een nieuwe bestelling uit de shop, vertaalt die naar de structuur die Exact verwacht en schrijft het resultaat weg in de juiste administratie.

De toegang verloopt via de officiële beveiligde aanmeldmethode van Exact, waarbij jij zelf autoriseert wat de koppeling mag. Waar mogelijk gebruiken we webhooks, zodat je webshop direct een signaal stuurt bij een nieuwe order in plaats van dat de koppeling steeds moet vragen of er iets nieuws is. De koppeling draait buiten beide systemen, dus een update van je shopplatform of van Exact zet de verwerking niet stil.

Verkooporder of factuur: hoe orders in Exact landen

Bij het koppelen van Exact Online aan je webshop is een van de eerste keuzes: wordt een bestelling een verkooporder of direct een factuur in Exact? Werk je met een logistiek proces waarin orders eerst gepickt en geleverd worden, dan past een verkooporder die later factureert. Verkoop je diensten of digitale producten die direct geleverd zijn, dan kan de koppeling meteen een factuur aanmaken en als betaald registreren.

Ook het detailniveau spreken we af. Sommige webshops willen elke order als losse boeking kunnen terugvinden, andere kiezen bij hoge volumes voor een samengevatte boeking per dag of per kanaal. Beide kan, en de koppeling houdt in alle gevallen de relatie met de oorspronkelijke webshoporder vast. Zo kun je bij vragen van een klant of je accountant altijd terug naar de bron.

Voorraad en artikelen synchroniseren tussen Exact en je shop

Voorraad is vaak de tweede grote winst na orders. Als Exact je voorraad beheert, kan de koppeling actuele aantallen terugzetten naar de webshop, zodat klanten nooit iets bestellen wat er niet is. Verkoop je via meerdere kanalen, dan voorkomt die terugkoppeling dat twee kanalen tegelijk het laatste exemplaar verkopen. We spreken af hoe vaak de aantallen verversen en wat er gebeurt bij drempelwaarden, zoals een artikel offline halen bij nul voorraad.

Ook artikelgegevens kunnen meegaan: nieuwe artikelen, prijswijzigingen of het koppelen van webshopproducten aan bestaande artikelcodes in Exact. Juist die matching luistert nauw, want een order met een onbekende artikelcode blijft anders hangen. We leggen vooraf vast welke code leidend is en hoe varianten, bundels en samengestelde producten behandeld worden, zodat elke orderregel in Exact aan het juiste artikel hangt.

Omgaan met de limieten van de Exact Online API

Achter de schermen bewaken we de technische limieten van de Exact Online API, zodat je koppeling stabiel blijft, ook bij orderpieken. Wil je precies weten hoe dat technisch werkt, of denk je aan een bredere maatwerkkoppeling dan alleen je webshop? Lees dan onze pagina over de Exact Online API koppeling.

Beveiliging en AVG bij een Exact-webshopkoppeling

Je boekhouding bevat gevoelige gegevens, dus de koppeling behandelt die met dezelfde zorg als Exact zelf. We gebruiken de officiële autorisatie van Exact Online, waarbij de koppeling alleen de rechten krijgt die echt nodig zijn. Alle uitwisseling is versleuteld, toegangssleutels staan in een beveiligde omgeving los van de broncode en kunnen los van de code vervangen worden.

Vanuit de AVG passen we dataminimalisatie toe: alleen de klant- en ordergegevens die nodig zijn voor een kloppende boeking gaan mee naar Exact. Logging richten we zo in dat je storingen kunt herleiden zonder onnodig persoonsgegevens te bewaren. Zo past de koppeling binnen je privacybeleid en kun je richting klanten en accountant laten zien dat de gegevensstroom tussen shop en boekhouding netjes geregeld is.

Monitoring en beheer na livegang

Na livegang wil je zeker weten dat elke order blijft doorkomen, ook tijdens piekdagen of een onderhoudsvenster van Exact. Daarom leveren we de koppeling op met monitoring: elke synchronisatie wordt gelogd, mislukte verwerkingen worden automatisch opnieuw geprobeerd en je krijgt een melding met de reden als iets blijvend vastloopt. Niets verdwijnt stilletjes; je ziet altijd wat er met een order gebeurd is.

Voor het beheer daarna kies je zelf de vorm. Omdat je eigenaar bent van de broncode kun je onderhoud bij ons beleggen, bij je eigen IT-partij of intern. Exact brengt regelmatig API-wijzigingen uit en je webshopplatform ontwikkelt door; soms vraagt dat een kleine aanpassing. We spreken vooraf af wie daarvoor verantwoordelijk is, zodat de koppeling jarenlang betrouwbaar blijft draaien.

Veelgemaakte fouten bij het koppelen van Exact Online aan een webshop

De meest voorkomende fout is beginnen bij de techniek in plaats van bij de administratie. Wie eerst koppelt en daarna pas nadenkt over dagboeken, btw-codes en artikelmatching, krijgt een boekhouding vol boekingen die technisch kloppen maar administratief rommel zijn. Daarom leggen we eerst de inrichting vast en bouwen we daarna pas, zodat elke boeking vanaf dag één op de juiste plek landt.

Andere klassiekers: geen plan voor retouren en creditfacturen, waardoor de omzet te hoog blijft staan. Dubbele relaties omdat de koppeling niet matcht op bestaande klanten. En geen monitoring, waardoor een stille storing pas bij de btw-aangifte opvalt. Al die valkuilen zijn te voorkomen met afspraken vooraf en een koppeling die uitzonderingen als uitgangspunt neemt in plaats van als verrassing.

Wat bepaalt de prijs van Exact Online koppelen aan je webshop?

De prijs volgt uit de scope, en die maken we vooraf concreet. Bepalend zijn onder meer: welk webshopplatform je gebruikt, of orders als verkooporder of factuur landen, of voorraad en artikelen mee synchroniseren, hoeveel verkoopkanalen er zijn, hoe complex je btw- en grootboekinrichting is en hoeveel uitzonderingen jouw assortiment kent, zoals bundels, varianten of buitenlandse verkoop.

Wat de scope ook wordt, je krijgt een vaste prijs vooraf op basis van heldere requirements. Geen uurtje-factuurtje en geen nacalculatie, dus geen verrassingen halverwege het project. Wil je eerst een beeld van wat automatiseren jou oplevert, doe dan de gratis AI-scan. Die laat zien waar in jouw orderproces nu de meeste tijd en foutkansen zitten.